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基于编程解决思路下的电子招标文件范本管理问题探讨
发布时间:2019-05-21 17:03:00

基于编程解决思路下的电子招标文件范本管理问题探讨

目前,招标文件范本应用与推广工作,面临着“同步难、锁定难、成本高”等问题。电子招标的蓬勃发展,给解决这些问题带来了新的契机。本文提出一种通过以面向对象思想管理和使用招标文件范本的新方法。该方法可以有效地解决目前面临的困难和问题,可以降低范本制作和维护成本,促进招标文件范本的推广,为电子招标投标向更高层次发展创造有利条件。

自《招标投标法》颁布以来,招标已经成为最重要的采购方式之一。在整个招标过程中,编制招标文件可以说是最重要的,也是最困难的工作。招标文件的质量,直接影响着招标的效率、效果,乃至成败。

为了规范施工招标资格预审文件、招标文件编制活动,促进招标投标活动的公开、公平和公正,早在20世纪90年代,交通运输部就发布了《公路工程国内招标文件范本》。后续又修订为《公路工程标准施工招标文件》和《公路工程标准施工招标资格预审文件》。

此后,各部委、各行业、各地方又陆续发布了许多招标文件范本。其中比较典型的有,2007年国家发展改革委等九部委联合制定的《〈标准施工招标资格预审文件〉和〈标准施工招标文件〉试行规定》;住房城乡建设部发布的《房屋建筑和市政工程标准施工招标资格预审文件》和《房屋建筑和市政工程标准施工招标文件》;2017年九部委联合发布的《简明标准施工招标文件》《标准设计施工总承包招标文件》《标准设备采购招标文件》《标准材料采购招标文件》《标准勘察招标文件》《标准设计招标文件》《标准监理招标文件》等。

在国家政策的支持和鼓励下,许多政府部门、行业组织、企事业单位都开始发布和使用各自的招标文件范本。推行招标文件范本已经形成不可逆转的潮流和趋势。范本的大规模应用,大大提高了招标的规范性,降低了潜在风险。然而,同时也带来了新的问题和挑战。

一、范本管理现状及问题

标准文件一推出,就获得业内认可,逐步掀起应用标准文件和编制招标文件范本的热潮。由于行政主管部门颁布标准文件的目的是解决行业中普遍存在的问题,所以标准招标文件往往追求的是普遍适用性,而不是事无巨细的全面性。为此,大批有实力的企业为满足自身需要,开始研发针对企业自身的具体情况编制企业级的招标文件范本。

使用招标文件范本可以降低风险、提高效率,按理说应该会出现加速推广的现象。但是,实际情况并不符合预期。原因何在?从目前的招标文件范本编制和使用过程可以看出一些端倪。

通常范本编制很少从零开始,而是以某个相近的范本为基础,组织一批专家进行讨论、修订、评审,然后发布为新范本。使用范本的过程与编制过程类似,招标项目经理首先选择某个范本,然后对范本进行补充和细化,最后形成招标文件。

从上述描述中不难发现,目前的招标文件范本编制和使用方法,主要存在“同步难、锁定难、成本高”三个方面的问题。

“同步难”是指包含相同条款的范本之间难以保持这些条款的同步修订变化。由于新范本和基础范本是两个完全独立的、互不影响的文件,这两个文件中的任何变化都不会自动同步到另一个文件。也就是说,如果要修订这两个文件都包含的相同条款,那么只能分别修改两个文件,并且通过人工检查的方式确保修改的一致性。高质量地完成该工作需要两个条件:一是必须知道哪些范本需要同步修改;二是确保修改过程中不会出现一丝疏忽和失误。然而,在实际工作中,范本一旦发布,就几乎没有人能够说得清楚基于此范本衍生出了多少新范本。修订范本的时候,自然也就没有办法明确界定需要同步修改的范本范围。范本的数量越多,应用范围越广,确保范本同步修改的难度就越大。当达到一定规模之后,这几乎是不可能完成的任务。

“锁定难”是指范本中规定的条款很难确保不被修改。孤立的范本在本质上是一个可编辑的文本文件,所以无法做到锁定一些条款不被修改。一旦出现不应被修改的重要条款被误修改的情况,就会使范本失去应用的作用,带来不必要的风险。

“成本高”是指管理和使用范本的成本较高。随着范本数量的增加,维护工作量会呈几何倍数增长。为了确保大量范本的有效性和一致性,需要安排专人负责维护和管理范本库。另外,目前电子招标投标中范本的使用模式过于复杂、效率偏低,违背了推行范本的初衷。一方面,范本转化为模板的效率较低,按照行业平均水平,一个人工作一周才能将一个范本转化为全电子招标可以使用的招标文件模板。因为各个范本互相独立,所以将范本转化为模板的工作必须针对每个范本独立开展。即使两个范本的大部分条款基本一致,也必须花费双倍的成本来转化范本。另一方面,模板转化招标文件的效率也比较低,导致电子招标中招标项目经理编制招标文件的工作量远高于传统模式。

基于“复制、修改”的传统范本管理模式,阻碍了范本的应用和推广。

二、范本的承接与演化

范本在词典中的定义是可做模范的样本。顾名思义,范本中的某些内容是要求大家效法的。从大的方面来讲,范本约定的内容主要包括结构和条款。其中一些是不允许被修改的,另一些是允许被修改或覆盖的。

目前,正在使用的范本主要有国家部委与行业主管部门发布的标准范本,地方政府发布的区域性范本,行业协会发布的行业范本,各单位发布的企业范本等。这些范本形成了一个有层级的复杂体系。在这个体系中,各个范本之间存在着千丝万缕的联系——互相引用、借鉴和修订等。譬如,《交通运输部关于发布公路工程标准施工招标文件及公路工程标准施工招标资格预审文件2018年版的公告》中明确指出,“按照《公路工程建设项目招标投标管理办法》(交通运输部令2015年第24号),在国家发展改革委牵头编制的《标准施工招标文件》及《标准施工招标资格预审文件》(简称《标准文件》)基础上,结合公路工程施工招标特点和管理需要,交通运输部组织制定了《公路工程标准施工招标文件》(2018年版)及《公路工程标准施工招标资格预审文件》(2018年版)。”

从技术角度来说,范本之间的关系可以被抽象为继承和重载。继承是指下级范本承受上级范本的结构和条款。譬如,《标准施工招标文件》定义了招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、图纸、技术标准和要求、投标文件格式等四卷八章。据此编制的《公路工程标准施工招标文件》(2018年版),就继承了《标准施工招标文件》的四卷结构。

重载是指下级范本对上级范本中的某些结构或者条款进行细化和修订。譬如,《公路工程标准施工招标文件》(2018年版),在继承《标准施工招标文件》的基础上,对第三卷第七章的“技术标准和要求”进行修订,将其拆分为“技术规范”和“工程量清单计量规则”两章,最终形成四卷九章的格局。

三、面向对象的范本管理方法

面向对象是一种各类高级编程语言(譬如,Java, C++, Python等)广泛使用的编程思想。其本质是把一切事物都看作可以自主管理的对象,每个对象都可以有自己的特征属性和动作方法。譬如,人、动物、植物、汽车、文件等,都是一种对象。对象与对象之间,可以继承和重载。即子对象可以继承父对象的属性和方法,也可以在父对象允许的前提下重新定义父对象的属性和方法。

面向对象范本管理(Object-Oriented Template Management,简称“OOTM”)是指以面向对象的思想管理招标文件范本。也就是说,将招标文件范本作为对象,按照面向对象的思想,通过继承和重载结构与条款的方法,构建和管理招标文件范本体系。

(一)范本的继承和重载关系

范本的继承和重载思想主要体现在以下几个方面:

一是在父范本中可以明确定义出哪部分允许被子范本继承,哪些不能被继承,哪里允许被子范本修订,哪里不允许修订;

二是在子范本中可以明确定义出要替换父范本的哪些内容;

三是在子范本中可以明确定义出要引入哪些范本的什么内容;

四是如有需要,能够快速根据继承和重载的关系生成可以交付使用的招标文件。

从图1不难看出,招标文件的内容继承自不同级别的范本。其中:

内容1部分来自范本4对范本3的继承和范本3对范本1的引用,其实际内容在范本1中进行定义。

内容2部分来自范本4对范本3的继承和范本3对范本2的引用,其实际内容在范本2中进行定义。

内容3部分来自范本4对范本3的继承,其实际内容在范本3中进行定义。

内容5部分来自范本4对范本3的重载,其实际内容在范本4中进行定义,而非范本3。

除了范本3的内容4部分之外,范本1、范本2、范本3和范本4的任何变化,都会立刻自动投射到招标文件当中。因为被范本4的内容5部分重载覆盖,范本3的内容4部分的变化不会被投射到招标文件中。

要想做好面向对象的范本管理,必须完成两个方面的工作。一是定义一套可以描述范本间继承和重载关系的标签体系。单纯从技术角度来看,使用XML(可扩展标记语言)来描述范本内容及关系是最理想的。但是,考虑到使用XML对范本管理人员的技术水平要求较高,推广起来比较困难,使用大家比较熟悉的Word文件加上简单高效的标签体系来描述范本更可行。二是开发一套范本库管理工具。该工具负责管理范本库,检查和保障范本之间的一致性、完整性和有效性,负责根据范本生成招标文件。

(二)描述范本关系的标签体系

范本之间的继承和重载关系,可以用“组合”“插入”“定义”和“引入”等四个标签来描述。为了便于理解和使用,这些标签采用类XML语法格式。即,小于号加上标签名称、标签参数和大于号构成开始标签;小于号加上斜杠、标签名称和大于号构成结束标签。

1.组合标签

定义范本中哪部分可以被复用。标签之外的内容属于范本私有的信息,不会被继承到子范本中。开始标签和结束标签之间的内容可以被继承、重载,或者被用于生成招标文件。

标签定义:<组合 模板=”/root/templates/t1.doc”>……范本内容……

参数:

模板——指定以哪个范本为模板构建此范本。若提供该参数,则说明该范本的部分内容继承自指定的模板。若未提供该参数,则说明该范本是一个不依赖于其他范本的基础范本。

2.插入标签

定义父范本中的哪部分内容允许被重载,即子范本覆盖父范本内容的插入点。开始标签和结束标签之间的内容,允许被子范本用“定义”标签覆盖。依据该范本生成招标文件时,开标和结束标签之间的内容会被纳入招标文件当中。以该范本为模板的子范本生成招标文件时,如果子范本没有用“定义”标签重载该标签的内容,那么开始和结束标签之间的内容会被纳入招标文件当中。如果子范本用“定义”标签重载了该标签的内容,那么被纳入招标文件当中的内容将来自于子范本中“定义”标签,而非该标签。

标签定义:<插入 名称=”第一章内容”>……范本内容……

参数:

名称——可被重载内容的插入点的名称。为了能够准确重载,该名称必须在本模板及其父模板中确保唯一。

3.定义标签

该标签中定义的内容将重载父范本中,指定插入点的内容。

标签定义:<定义 名称=”第一章内容”>……范本内容……

参数:

名称——将要覆盖其内容的父范本中的插入点名称。该参数指定的名称应当是父范本中某个插入点的名称。若父范本中没有定义同名的插入点,则范本管理工具应当检测出错误并告知用户。

4.引入标签

将其他范本中“组合”标签的内容,引入到当前范本。本标签有利于提高已有范本的复用率,提升范本管理的效率。

标签定义:<引入 源=”/root/templates/t1.doc”>……

参数:

源——将被引入的范本的路径。

(三)范本继承与重载示例

为了便于理解面向对象范本管理方法,下面以《中华人民共和国标准施工招标文件》和《公路工程标准施工招标文件》为例,展示如何使用标签管理范本的继承和重载关系。

1.标准施工招标文件模板(公开招标)

该模板定义了标准施工招标文件的主体结构。其中部分章节被锁定,不允许修改,另一些章节允许修改。“第三章评标办法”引入了两个外部文件定义的评标办法:综合评分法和经评审的最低投标价法。下文中加粗字体为标签内容。

创建时间:2008年5月1日

最后修改时间:2018年1月1日

版本:1.2

上面是该范本私有信息,不会被其他范本继承和重载。

<组合>

<插入 名称=“封面”>

省(自治区、直辖市)

(项目名称)标段施工招标

(招标编号:)

招标文件

招标人:(盖单位章)

招标代理机构:(盖单位章)

年 月 日

第一卷

第一章 招标公告

招标公告内容

第二章 投标人须知

投标人须知内容

第三章 评标办法

<插入 名称=“评标办法_选择”>本项目使用综合评分法

<引入 名称=“评标办法_综合评分法”>

<引入 名称=“评标办法_经评审的最低投标价法”>

<插入 名称=“补充评标办法”>

第四章 合同条款及格式

合同条款及格式内容

第五章 工程量清单

<插入 名称=“工程量清单内容”>……

第二卷

第六章 图纸

<插入 名称=“图纸内容”>……

第三卷

<插入 名称=“第三卷内容”>

第七章 技术标准和要求

<插入 名称=“技术标准和要求内容”>……

第四卷

<插入 名称=“投标文件格式章标题”>第八章 投标文件格式

<插入 名称=“投标文件格式章内容”>……


2.标准施工招标文件引入的评标办法

①评标办法_综合评分法模板

创建时间:2008年5月1日

最后修改时间:2018年1月1日

版本:1.2

本模板描述了综合评分法。上面是该范本私有信息,不会被其他范本继承和重载。

<组合>

综合评分法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序


②评标办法_经评审的最低投标价法模板

创建时间:2008年5月1日

最后修改时间:2018年1月1日

版本:1.2

本模板描述了经评审的最低投标价法。上面是该范本私有信息,不会被其他范本继承和重载。

<组合>

经评审的最低投标价法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序


3.基于标准施工招标文件生成的招标文件概要


省(自治区、直辖市)

(项目名称)标段施工招标

(招标编号:)

招标文件

招标人:(盖单位章)

招标代理机构:(盖单位章)

年月日

第一卷

第一章 招标公告

招标公告内容

第二章 投标人须知

投标人须知内容

第三章 评标办法

本项目使用综合评分法。

综合评分法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序

经评审的最低投标价法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序

第四章 合同条款及格式

合同条款及格式内容

第五章 工程量清单

工程量清单内容

第二卷

第六章 图纸

图纸内容

第三卷

第七章 技术标准和要求

技术标准和要求内容

第四卷

第八章 投标文件格式

投标文件格式章内容


4.公路工程标准施工招标文件模板(公开招标)

创建时间:2018年2月1日

最后修改时间:2018年5月1日

版本:1.1

本模板是在国家发展改革委牵头编制的《标准施工招标文件》基础上,结合公路工程施工招标特点和管理需要编制而成。本模板只需要定义需要覆盖父范本的内容。父范本锁定的其他内容无须关注。上面是该范本私有信息,不会被其他范本继承和重载。

<组合 模板=“标准施工招标文件模板(公开招标)”>

<定义 名称=“补充评标办法”>

<引入 名称=“评标办法_技术评分最低标价法”>

<引入 名称=“评标办法_合理低价法”>

<定义 名称=“工程量清单内容”>……

<定义 名称=“图纸内容”>……

<定义 名称=“第三卷内容”>

第七章 技术规范

<插入 名称=“技术规范”>……技术规范内容……

第八章 工程量清单计量规则

<插入 名称=“工程量清单计量规则”>工程量清单计量规则内容

<定义 名称=“投标文件格式章标题”>第九章 投标文件格式

5.基于公路工程标准施工招标文件生成的招标文件概要

与基于标准施工招标文件生成的招标文件相比,主要差异化的地方通过加粗的方式标出。

省(自治区、直辖市)

(项目名称)标段施工招标

(招标编号:)

招标文件

招标人:(盖单位章)

招标代理机构:(盖单位章)

年月日


第一卷

第一章 招标公告

招标公告内容

第二章 投标人须知

投标人须知内容

第三章 评标办法

本项目使用综合评分法。

综合评分法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序

经评审的最低投标价法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序

技术评分最低标价法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序

合理低价法

评标办法前附表

1.评标办法

2.评审标准

3.评标程序

第四章 合同条款及格式

合同条款及格式内容

第五章 工程量清单

工程量清单内容

第二卷

第六章 图纸

图纸内容

第三卷

第七章 技术规范

技术规范内容

第八章 工程量清单计量规则

第四卷

第九章 投标文件格式

投标文件格式章内容

(四)范本库的管理

1.管理思想

使用OOTM,虽然可以定义和追溯范本之间的关系,但是当范本数量达到一定规模之后,散乱存放的范本仍会给管理和维护工作带来困难。建立直观、高效的范本库可以有效解决该问题。在范本库内,可以借用面向对象编程语言中的程序分包思想,对范本分级管理。

范本库可以映射为操作系统中的某个目录。以该目录作为范本库的根路径。按照从粗到细、从通用到具体的原则,对范本进行归类,并根据类型的层次关系,在范本库根路径下建立相应的子文件夹。这些子文件夹被称为范本包。“引入”标签的“源”参数和“组合”标签的“模板”参数的值,若以“/”开始,则表示从范本库根目录开始的绝对路径。若不以“/”开始,则表示相对于当前范本的路径。参照典型操作系统遍历目录的机制,范本路径中的“..”符号代表上级范本包,“.”符号代表当前范本包。

图2是一个比较典型的范本库结构。从目录结构中就可以清晰地看出范本的继承关系。所在目录层次较深的范本,继承上级目录下范本的部分内容。

2.管理工具

虽然,OOTM从方法层面可以有效解决范本管理中“同步难、锁定难、成本高”等问题,但是还要有好的工具配合和落实才能真正地发挥作用。随着范本库的扩大,范本之间的继承和重载关系日益复杂,将逐渐突破人工管理的能力界限。必须借助工具,才能有效维护范本之间的关系和标签体系,才能避免人工管理所带来的问题。

从建立范本库的目标、使用范本的用户需求和功能分组来看,典型的范本库管理工具可以分为基础组件、范本管理模块和招标文件管理模块等三个组成部分。

基础组件主要包含范本管理工具各模块都会使用到的基础服务,又可以细分为范本存储管理器和范本解析器。范本存储管理器主要负责维护和管理范本库在文件系统中的目录结构和范本文件。范本解析器的主要职责如下:

负责从范本中解析出标签;

校验标签及其参数是否符合规范;

校验“组合”和“引入”标签的参数指定的范本是否为存在,是否合法,是否存在循环引用;

校验“插入”标签的参数指定的插入点名称在本模板及其上级模板中是否唯一;

校验“定义”标签的参数指定的插入点名称,在本模板的各个上级范本中是否存在且唯一。

范本管理器的主要职责是依托范本基础组件新建、复制、删除、修改、浏览、校验、测试和维护范本。

招标文件管理器的主要职责是依托范本基础组件根据范本生成可供直接使用的招标文件。为了便于支持全电子招标,同时提供招标文件验证和非范本内容抽取等功能。

四、结语

随着招标行业十多年的发展,特别是《“互联网+”招标采购行动方案(2017—2019年)》的发布,招标投标向电子化、网络化转变,已经成为不可逆转的趋势。在全社会大力推行电子招标的大背景下,招标文件范本化,招标范本模板化,将成为影响电子招标推广的重要因素之一。

面向对象范本管理方法,可以有效解决招标文件范本管理过程中碰到的“同步难、锁定难、成本高”等问题,大大提高招标文件范本管理和应用的效率,大大降低推行招标文件范本的社会综合成本,对电子招标的推广起到重要推动作用。

虽然目前的电子招标主要体现为业务流程的电子化,但是随着电子招标投标的深入推广和人工智能的飞速发展,电子招标势必继续向数据化、智能化方向发展。该方法不仅提供了范本管理能力,而且还可以无缝地应用于招投标文件的规范化、结构化和数据化,利用该方法,可以快速、精确地从投标文件中提取出需要智能分析的数据。

此外,该方法并不局限于对招标文件范本的管理,对所有使用模板(特别是分级模板)的领域,都具有一定推广价值。



作者:陈    建

作者单位:中国神华国际工程有限公司

来源:《招标采购管理》



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